Exzellenz ist immer ein relativer Begriff und benötigt einen Bewertungsmaßstab! Wie oft versuchen Unternehmen dies über Benchmarking und Best Practice herauszufinden. Doch am Ende geht es doch immer darum, den bestmöglichen Support aus dem Accounting für Geschäftsmodell und Strategie des Unternehmens auf möglichst effiziente Weise zu finden! Das heißt für Unternehmen, es gilt herauszufinden, was es heißt, die richtigen Dinge zu tun und was das genau bedeutet bzw. wie es zu tun ist.
Diese Anforderungen aus dem Geschäftsmodell und der Strategie sind idealerweise die Grundlage für die Entwicklung des Target Operating Model im Finance-Bereich gewesen. Daher sollte im Rahmen dieses Modells das angestrebte Selbstverständnis, die Rolle, die Prozess-Landkarte sowie die Organisation und die systemtechnische Unterstützung beschrieben worden sein. Damit ist die Grundlage für eine Bewertung gelegt!
Was heißt nun, die richtigen Dinge tun?
Manchmal ist es einfacher, anhand von Beispielen eine allgemeine Vorgehensweise zu verstehen, als dies abstrakt zu versuchen. Die Anforderungen der Strategie und des Geschäftsmodells an die CFO-Organisation können sehr vielfältig sein. Starkes organisches Wachstum bedingt eine Skalierbarkeit der Prozesse. Starkes externes Wachstum erfordert eine hohe Integrationsfähigkeit im Rechnungswesen und in der Folge die Change Komponente für die Migration auf den definierten oder re-definierten Standard. Der Wandel im Geschäftsmodell, z.B. anstelle des Verkaufs eines Produktes, das Vermieten des Produktes oder gar die Überlassung für eine definierte Nutzung, also pay-per-use, verändert im kaufmännischen Bereich nicht nur die vertragliche Abbildung, sondern auch die Erfassung und Verarbeitung von Leistungsdaten. Als letztes Beispiel zu Illustration seien neue Modell auf Basis von gewonnen Daten genannt. Nicht, dass ein omnipotenter CFO zwingend diese Bereiche managen muss – aber er muss auf jeden Fall dafür sorgen, dass die Abrechnungsbasis ausreichend dokumentiert, archiviert und im Falle einer Prüfung nachvollzogen werden kann. Das stellt so manche flüchtige Datenquelle, die heute im Rahmen des Data Minings, Data Analytics, etc. herangezogen wird, vor durchaus nicht geringe Schwierigkeiten.
Bezogen auf all diese Anforderungen und Entwicklungen müssen die Finance-Prozesse hinsichtlich Erfüllung, Skalierbarkeit, Förderung der Entwicklung, etc. bewertet werden!
Was bedeutet, die Dinge richtig tun?
Meist wird das unter Excellence verstanden, obwohl es nur zweite Seite der Medaille ist. Dinge effizient zu tun, zielt auf eine schnelle, kostenoptimale Abwicklung der Prozesse!
Die typischen Hebel für Prozess-Effizienz liegen in klaren Vorgaben im Sinne von Richtlinien, in der konsequenten Betrachtung der Prozesse end-to-end und mithin der Standardisierung der Prozesse und Reduktion von Komplexität durch Varianten, in der Automatisierung und Optimierung der Systemunterstützung sowie manchmal immer noch der Lohnkostenarbitrage. Und dies alles unter Einhaltung der gesetzlichen und sonstigen Regelungen – kurz Compliance.
Was sind Best Practices im Rechnungswesen?
Wie oben bereits gesagt, sind Best Practices maximal Anhaltspunkte für sinnvolle Ansätze, die aber immer in den individuellen Unternehmenskontext passen müssen! Greifen wir ein paar Beispiele heraus.
Organisatorische Aufstellung:
Klären Sie die Rolle des Accounting in der Organisation und wenn Shared Services oder Outsourcing als Option diskutiert werden, führen Sie diese Entscheidung mit allen Voraussetzungen bewusst herbei. Ohne die Klärung der Erwartungen wird die Finance-Organisation an den Erwartungen scheitern!
Inhaltlicher Rahmen:
Inhaltlich und methodisch gibt es viele Facetten. Auf jeden Fall gehören hierzu die einheitlichen Chart-of-Accounts, die explizite Zuordnung der Steuerungsobjekte zu Profit-Center, Kostenstellen, Kostenträgern, etc. Diese Zuordnung jeder Einheit zu überlassen erschwert sowohl die Intercompany-Abstimmung als auch durchgestochene Ergebnisrechnungen oder den Erfolgsausweis nach Umsatzkostenverfahren deutlich. Das Accounting muss hier versuchen, einen Standard zu definieren und durchzusetzen und gleichzeitig die Informationsanforderungen aus den Geschäftsvorfällen bestmöglich zu befriedigen.
Prozess-Management:
Eine der größten Herausforderungen liegt in der End-to-End-Betrachtung der Prozesse, obwohl oder gerade weil dies im größten Interesse des Accounting liegt. Traditionell ist der meiste Hassle durch Verhalten erzeugt, der im Prozess außerhalb des Einflusses des Accounting liegt. Eingangsrechnungen ohne Bestellbezug auf Odyssee im Unternehmen, regelmäßig stornierte Ausgangsrechnungen, da die Lieferung nicht in Ordnung ist, Buchungskorrekturen, da der Besteller unklar ist, mögen als Beispiele genügen. Ob hier mehr Automatisierung oder verbesserte Prozesstreue am vorderen Ende hilfreicher sind, mag jeder für sich entscheiden. Am Ende gilt jedoch immer noch die Erkenntnis, dass mehr Qualität am Anfang des Prozesses im Sinne von sauberen Stammdaten, vollständiger Erfassung des Vorgangs, Qualitätssicherung der Grundlagen, etc. immer zu einer Effizienzsteigerung im Rechnungswesen führen.
Technische Aufstellung:
Die technische Integration wird häufig zuerst genannt und kommt aber immer zuletzt in der Analyse. Aber selbstverständlich kann mit einer hohen Automatisierungsquote, mit einer hohen BAnf- oder Katalogbestellquote, einem Konfigurationsmanagement auf der Kundenseite und automatische Archivierungssystemen, etc. sehr viel Effizienz gehoben werden.
Interessanterweise ist auch die Nutzung der technischen Möglichkeiten vorhandener Systeme immer wieder eine Quelle für mehr Effizienz. Nicht alle Unternehmen, die regelmäßig Abgrenzungen buchen und SAP nutzen, haben die Accrual Engine im Einsatz – warum eigentlich nicht?
Und nicht zuletzt sei hier noch das Lieblingstool – der Leatherman des Accounting – genannt: Excel. Das janusköpfige Tool – flexibel und schnell und gleichzeitig aufgrund der manuellen Datenbefüllung und Fehlerträchtigkeit ein Zeitgrab – muss immer wieder auf den Prüfstand gestellt werden. In vielen Unternehmen haben sich die Interimstools auf Excel längst als nicht mehr hinterfragte Standards etabliert. Diese Prozess-Schritte zu automatisieren ist in vielen Fällen ein überfälliger Schritt für Excellence im Accounting.
