Wie Sie alle erforderlichen Maßnahmen im Rahmen des IT-Budgets umsetzen

Eine grundlegende Frage für viele CIOs ist wie das vorhandene IT-Budget und die bestehenden IT-Mitarbeiter sinnvoll genutzt werden können, um die erfolgversprechendsten Maßnahmen anzugehen.

An erster Stelle im Projektportfolio müssen Projekte mit dem größten Mehrwert für den Fachbereich und die IT-Organisation stehen. Um diese zu finden, hat sich aus der Beratungspraxis der Benefit-Based Project Portfolio Management Ansatz etabliert. Hierbei werden gemeinsam mit dem Fachbereich und der IT-Organisation die geplanten Projekte evaluiert und die Entscheidung auf Basis des verfügbaren Budgets, Kompetenz und Kapazität getroffen. Dieses Vorgehen gewährleistet eine transparente Auswahl und Priorisierung der Projekte. Die grundlegende Idee des Ansatzes ist ein interner Verrechnungsvertrag mit festgeschriebenem Budget, der eine formale Partnerschaft zwischen Fachbereich und IT-Organisation schafft. Das zugesicherte Projektbudget wird vertraglich festgehalten und drängt dadurch die Fachbereiche zu Optimierungs- und Innovationsmaßnahmen.

Wie können alle geplanten Projektergebnisse in „Time, Quality and Budget“ erreicht werden?

Nachdem die richtigen Projekte für das Projektportfolio ausgewählt wurden, sind die Methode und ein definierter Projektleiter, die Ergebnisse liefern notwendig. Auch hier findet der Value-Based Project Management Ansatz seine Anwendung. Er gewährleistet eine höhere Transparenz der Projekterfolgsquote und senkt das Risiko von Projektmisserfolgen. Hierbei ist es wichtig, ein klares Projektziel und die dafür benötigten Arbeitsergebnisse genau zu definieren. Mit Hilfe von geeigneten Indikatoren ist es dann möglich, den erfolgreichen Abschluss eines Arbeitsergebnisses genau zu messen. Durch das frühzeitige Erkennen von Problemen beim Projektablauf und das ständige Messen der Erfolgsindikatoren, wird das Risiko für einen Misserfolg des Projektes spürbar reduziert.

Wie kann ein reibungsloser Übergang von unterschiedlichen Servicedienstleistern sichergestellt werden?

Das Überführen von IT-Services von einem Dienstleister zu einem anderen ist ein häufiger Fall in der Praxis. Ein reibungsloser Übergang kann nur dann erzielt werden, wenn ein nachhaltiger Wissenstransfer stattfindet. Aus der Beratungspraxis hat sich dafür ein passendes Modell entwickelt, mit dessen strukturierten Ansatz ein vollständiger Wissenstransfer durchgeführt werden kann und zeitgleich das Risiko für Misserfolge durch ein spezialisiertes Reporting-Verfahren minimiert wird. Das Modell unterteilt sich in die vier Phasen – Planning, Discovery, Shadowing und Handover.

1. In der Planning-Phase wird der genaue Umfang des Wissenstransfers geplant.

2. In der darauffolgenden Discovery-Phase erfolgen die Identifizierung und Evaluation des Wissens.

3. Im nächsten Schritt, der Shadowing-Phase, findet das sogenannte „Shadowing“ des neuen Dienstleisters statt – dieser begleitet hierbei den alten Dienstleister bei den notwendigen Arbeitsschritten im Rahmen des Servicebetriebs.

4. In der Handover-Phase findet letztlich die finale Übergabe des Service, von einem zum anderen Dienstleister statt.

Wie können Veränderungen optimal gemanagt werden?

Veränderungen sind immer mit dem Risiko verbunden sich negativ auf den Geschäftsbetrieb auszuwirken. Um das Risiko für die IT-Organisation so gering wie möglich zu halten, ist die Auswahl eines geeigneten Vorgehensmodells wichtig. Ein hierfür erprobtes Modell aus der Beratungspraxis gliedert sich die drei Phasen – Unfreeze, Change und Freeze.

1. Die Unfreeze-Phase zielt darauf ab, dass die Beteiligten Visionen und Ziele entwickeln sowie die aktuelle Ausgangssituation verstehen.

2. Daraufhin wird in der Change-Phase die notwendige Veränderung durchgeführt. Essenziell ist hierbei, dass die relevanten Prozesse angepasst und validiert sowie Erfahrungswerte kommuniziert werden.

3. Zuletzt findet in der Freeze-Phase der Rollout der Veränderung statt. Der Fortschritt sollte hier in regelmäßigen Abständen gemessen und kommuniziert werden.

Mit der Hilfe dieses Modells ist es möglich, die negativen Effekte von Veränderungen auf den Geschäftsbetrieb zu reduzieren. Neben der Minimierung des benötigten Zeitaufwandes für die Umsetzung sind die Organisation und die direkt betroffenen Mitarbeiter besser auf die erforderlichen Maßnahmen vorbereitet.

Unsere Beratungsleistungen – Warum 4C?

Wir unterstützen Sie, bei einer zielgerichteten Auswahl der richtigen Projekte für Ihr Projektportfolio und unterstützen Sie, Ihre geplanten Projektergebnisse bestmöglich zu erreichen. Darüber hinaus unterstützen wir Sie bei einem reibungslosen Übergang von verschiedenen Servicedienstleistern. Dabei stehen wir Ihnen als Beifahrer auf Zeit zur Seite und begleiten Sie bei der Umsetzung und der Akzeptanz von Veränderungen. Wir helfen Ihnen die Fallstricke und Hürden auf dem Weg zu überwinden oder einen anderen Weg zu finden, der Sie ans Ziel bringt.

Unsere Beratungsleistungen im Überblick

Der Prozess für die Durchführung von Transformation & Change umfasst alle notwendigen Komponenten, von der Auswahl des richtigen Projektportfolios, über den erfolgreichen Abschluss von Projekten und einem reibungslosen Übergang von verschiedenen Servicedienstleister, bis hin zum optimalen Managen von Veränderungen.

Beratungs-Projekt

Im Rahmen eines Beratungs-Projekts unterstützen wir Sie bei der Auswahl des richtigen Projektportfolios und der notwendigen Komponenten sowie der Verankerungen eines nachhaltigen Veränderungsmanagements, so dass Ihre IT für die auftretenden Änderungen im Unternehmen, am Markt oder der Technologie handlungsfähig ist.

Warum 4C?

Wir haben Experten in den notwendigen Themen für eine ganzheitliche Sicht auf den CIO Bereich und dessen Verankerung im Unternehmen und deren Geschäftsmodellen. Die Kombination aus Planung und Entwicklung der IT-Mitarbeiter und Mobilisierung für die notwendigen Veränderungen auf allen Ebenen und die Erfahrung der konkreten Herausforderungen bei der Umsetzung sind Garant für eine nachhaltiges Changemanagement.

Erfahrung – Wir beraten unsere Kunden in vielfältigen IT und Digitalisierungsfragen und begleiten diese von der Strategie bis hin zur Implementierung.

Die 4C GROUP bietet Ihren Kunden Umsetzungserfolg.

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