Eine international tätige Bank führte die erste Bearbeitungsstufe ihrer AML-Untersuchungen aus einer konzerninternen Auslandseinheit nach Deutschland zurück. 4C GROUP begleitete die Zusammenführung zu einem integrierten Prozess – von der Prozessgestaltung bis zur Vorbereitung der Mitarbeitenden auf ihre neuen Aufgaben.
verbindet erste Prüfung und vertiefte Untersuchung mit definierten Qualitätssicherungs- und Eskalationsschritten.
unterstützen die Untersuchung und nachvollziehbare Dokumentation von Entscheidungen durch Verfahrensbeschreibung und Anwenderhandbuch.
durch die schrittweise Überführung der Aufgaben entlang der Kundenrisikoeinstufung sowie gezielte Schulungen zur Anwendung der neuen Abläufe.
* Aus Respekt vor der Vertraulichkeit unserer Kunden veröffentlichen wir keine projektspezifischen Kennzahlen. Die genannten Ergebnisse beschreiben die qualitative Wirkung der Zusammenarbeit.
Rückführung als Chance zur Prozessintegration
Die Untersuchung auffälliger Transaktionen war bislang zwischen einer konzerninternen Operationseinheit im Ausland und dem deutschen AML-Monitoring-Team aufgeteilt. Mit der Rückführung der ersten Bearbeitungsstufe nach Deutschland übernahm das Team zusätzliche Aufgaben und Verantwortung.
Die Bank wollte die bisherige Trennung zwischen erster Prüfung (Level 1) und vertiefter Untersuchung (Level 2) auflösen und beide Stufen in einem durchgängigen Prozess zusammenführen. Dafür mussten Verantwortlichkeiten, Untersuchungsabläufe und Qualitätssicherung neu geregelt werden.
Eine besondere Herausforderung lag in der operativen Anwendung. Mitarbeitende benötigten eindeutige Vorgaben: Welche Informationen sind zu prüfen? Wann muss eine Untersuchung vertieft oder eskaliert werden? Wie lassen sich Entscheidungen nachvollziehbar dokumentieren? Gerade für das wachsende Team waren einheitliche und im Arbeitsalltag anwendbare Vorgaben entscheidend.
Vom Prozessdesign zur operativen Einführung
4C GROUP gestaltete für einen zentralen Bereich des AML-Transaktionsmonitorings (Anti-Money Laundering) einen integrierten L1/L2-Untersuchungsprozess. Dieser bildete die Bearbeitung auffälliger Transaktionen von der ersten Bewertung über vertiefte Untersuchungen bis zum begründeten Abschluss oder zur Eskalation an die zuständigen Fachfunktionen ab. Dafür wurden Bearbeitungsschritte, Verantwortlichkeiten und Eskalationswege definiert sowie und die Qualitätssicherung in den Ablauf integriert.
Damit die fachlichen Vorgaben im Arbeitsalltag anwendbar wurden, überarbeitete 4C GROUP die Prozessdokumentation. Eine neue Verfahrensbeschreibung legte Anforderungen und Abläufe fest. Ein detailliertes Anwenderhandbuch konkretisierte die einzelnen Untersuchungs- und Dokumentationsschritte. Ergänzend wurden die Unterlagen mit übergeordneten bankinternen Richtlinien abgeglichen und notwendige Anpassungen identifiziert.
Die Einführung des neuen Prozesses begleitete 4C GROUP durch eine schrittweise Aufgabenüberführung entlang der Kundenrisikoeinstufung. Das Team entwickelte Schulungsunterlagen und führte Trainings durch, um die Mitarbeitenden mit den neuen Abläufen und Anforderungen vertraut zu machen.
Für einen weiteren Bereich des AML-Monitorings dokumentierte 4C GROUP außerdem Handlungsfelder und Optimierungsansätze als Grundlage für spätere Entscheidungen.
Mit der Rückführung der Aufgaben wollten wir auch die bisherige Trennung der Untersuchungsstufen überwinden. Uns war wichtig, einen gemeinsamen Prozess zu schaffen, der unseren Mitarbeitenden klare Orientierung gibt, gerade bei komplexen Untersuchungen und schwierigen Entscheidungen. 4C hat hier wertvolle Arbeit geleistet und uns bei der Neugestaltung des Prozesses und seiner Einführung hervorragend unterstützt.
Einheitliche Vorgaben für nachvollziehbare Entscheidungen
Mit der Neuaufstellung wurden die bislang getrennten Untersuchungsstufen im betreffenden Monitoring-Bereich organisatorisch und fachlich zusammengeführt. Erste Prüfung und vertiefte Untersuchung waren damit in einem durchgängigen Prozess verbunden, mit klar geregelten Verantwortlichkeiten, Eskalationswegen und Qualitätssicherungsschritten.
Für die Mitarbeitenden entstand eine gemeinsame Arbeitsgrundlage, die ihnen Orientierung bei der Untersuchung auffälliger Transaktionen gibt. Verfahrensbeschreibung und Anwenderhandbuch legen fest, welche Prüfschritte erforderlich sind, wann eine Untersuchung vertieft oder eskaliert werden muss und wie Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert werden.
Die schrittweise Aufgabenüberführung und begleitende Schulungen unterstützten den Übergang zur neuen Arbeitsweise. Gleichzeitig können die dokumentierten Abläufe auch für die Wissensweitergabe und Einarbeitung weiterer Mitarbeitender genutzt werden.
Damit ging die Neuaufstellung über die organisatorische Rückführung von Aufgaben hinaus: Die Bank verfügt über einen integrierten Untersuchungsprozess, der eine einheitliche Bearbeitung und nachvollziehbare Entscheidungen im AML-Monitoring unterstützt.
„Zwei Untersuchungsstufen auf dem Papier zusammenzuführen, ist das eine. Daraus einen Prozess zu machen, mit dem die Mitarbeitenden auch bei schwierigen Fällen sicher entscheiden können, ist die eigentliche Herausforderung. Dafür mussten wir die bisherige Arbeitsteilung grundlegend überdenken und klare Verantwortlichkeiten bis hin zur einzelnen Untersuchungsentscheidung schaffen.“
