Eine international tätige Bank führte die erste Bearbeitungsstufe ihrer AML-Untersuchungen aus einer konzerninternen Auslandseinheit nach Deutschland zurück. 4C begleitete die Neuaufstellung zu einem integrierten Untersuchungsprozess – von der Prozessgestaltung bis zur Vorbereitung der Mitarbeitenden auf ihre neuen Aufgaben.
verbindet erste Prüfung und vertiefte Untersuchung mit definierten Qualitätssicherungs- und Eskalationsschritten.
unterstützen die Untersuchung und nachvollziehbare Dokumentation von Entscheidungen durch Verfahrensbeschreibung und Anwenderhandbuch.
mit schrittweiser Aufgabenüberführung entlang der Kundenrisikoeinstufung und Schulungen für die Mitarbeitenden.
* Aus Respekt vor der Vertraulichkeit unserer Kunden veröffentlichen wir keine projektspezifischen Kennzahlen. Die genannten Ergebnisse beschreiben die qualitative Wirkung der Zusammenarbeit.
Rückführung als Chance zur Prozessintegration
Die Untersuchung auffälliger Transaktionen war bislang zwischen einer konzerninternen Operations-Einheit im Ausland und dem deutschen AML-Monitoring-Team aufgeteilt. Mit der Rückführung der ersten Bearbeitungsstufe nach Deutschland übernahm das Team zusätzliche Aufgaben und Verantwortung.
Die Bank wollte die bisherige Trennung zwischen erster Prüfung (Level 1) und vertiefter Untersuchung (Level 2) auflösen und beide Stufen in einem durchgängigen Prozess zusammenführen. Dafür mussten Verantwortlichkeiten, Untersuchungsabläufe und Qualitätssicherung neu geregelt werden.
Eine besondere Herausforderung lag in der operativen Anwendung. Mitarbeitende benötigten eindeutige Vorgaben: Welche Informationen sind zu prüfen? Wann muss eine Untersuchung vertieft oder eskaliert werden? Und wie lassen sich Entscheidungen nachvollziehbar dokumentieren? Zugleich musste die neue Arbeitsweise den Anforderungen eines wachsenden Teams gerecht werden.
Vom Prozessdesign zur operativen Einführung
4C begleitete die Neugestaltung des Untersuchungsprozesses für einen zentralen Bereich des AML-Transaktionsmonitorings (Anti-Money Laundering). Im Mittelpunkt stand ein integrierter L1/L2-Prozess, der die Bearbeitung eingehender Auffälligkeiten von der ersten Bewertung über weiterführende Untersuchungen bis zum begründeten Abschluss oder zur Eskalation an die zuständigen Fachfunktionen abbildete. Dafür wurden Bearbeitungsschritte, Verantwortlichkeiten und Eskalationswege definiert sowie die Qualitätssicherung in den Ablauf eingebunden.
Damit die fachlichen Vorgaben im Arbeitsalltag anwendbar wurden, überarbeitete 4C die Prozessdokumentation. Eine neue Verfahrensbeschreibung legte Anforderungen und Abläufe fest. Ein detailliertes Anwenderhandbuch konkretisierte die einzelnen Untersuchungs- und Dokumentationsschritte. Ergänzend wurden die Unterlagen mit übergeordneten bankinternen Richtlinien abgeglichen und notwendige Anpassungen identifiziert.
Die Aufgabenüberführung erfolgte schrittweise entlang der Kundenrisikoeinstufung. 4C entwickelte Schulungsunterlagen, führte Trainings durch und unterstützte die Einführung der neuen Abläufe.
Für einen weiteren Monitoring-Bereich dokumentierte 4C ergänzend Handlungsfelder und Optimierungsansätze als Grundlage für spätere Entscheidungen.
„Durch die Neuaufstellung betrachten wir die Untersuchung auffälliger Transaktionen jetzt als zusammenhängenden Prozess. Besonders wichtig war für uns, dass die Mitarbeitenden klare Vorgaben für ihre Entscheidungen haben und die neue Arbeitsweise im Alltag anwenden können.“
Einheitliche Vorgaben für nachvollziehbare Entscheidungen
Mit der Neuaufstellung wurden die bislang getrennten Untersuchungsstufen im umgesetzten Monitoring-Bereich organisatorisch und fachlich zusammengeführt. Damit entstand die Grundlage, auffällige Transaktionen durchgängig zu bearbeiten und Zuständigkeitswechsel zwischen erster Prüfung und vertiefter Untersuchung zu reduzieren.
Für die Mitarbeitenden stehen einheitliche Vorgaben zur Verfügung, die sie durch die einzelnen Untersuchungsschritte führen und die nachvollziehbare Dokumentation ihrer Entscheidungen unterstützen. Die definierten Abläufe und Qualitätssicherungsschritte geben Orientierung im Umgang mit unterschiedlichen Untersuchungssituationen.
Die begleitenden Schulungen erleichterten den Übergang zur neuen Arbeitsweise. Verfahrensbeschreibung und Anwenderhandbuch bilden zudem eine Grundlage für die Wissensweitergabe und Einarbeitung weiterer Mitarbeitender.
So erhielt die Bank neben der organisatorischen Rückführung eine gemeinsame Arbeitsgrundlage für ihre AML-Untersuchungen – mit definierten Verantwortlichkeiten und einem durchgängigen Prozess von der ersten Prüfung bis zur abschließenden Bewertung.
„Die Rückführung bot die Gelegenheit, eine gewachsene Arbeitsteilung grundlegend zu überdenken. Für uns war dabei besonders wichtig, die fachlichen Anforderungen so in den neuen Prozess zu übersetzen, dass die Mitarbeitenden ihre Untersuchungen durchgängig und nachvollziehbar bearbeiten können. Mit dem Prozessdesign allein war es deshalb nicht getan.“
