Datenschutzhinweise

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

4C GROUP AG
Elsenheimerstraße 55a
80687 München
Deutschland
E-Mail: itmanagement∂4cgroup.com">itmanagement∂4cgroup.com

2. Datenschutzbeauftragte

Unsere Datenschutzbeauftragte steht Ihnen für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte postalisch und per E-Mail zur Verfügung:

4C GROUP AG
Datenschutzbeauftragte
Elsenheimerstraße 55a
80687 München
Deutschland
E-Mail: datenschutz∂4cgroup.com">datenschutz∂4cgroup.com

3. Kommunikation über das Videokonferenzsystem Microsoft Teams

Wir nutzen das Tool Microsoft Teams für die Durchführung von Telefonkonferenzen, Online-Meetings und Videokonferenzen. Zugang zu den vereinbarten Terminen erhalten Sie über einen per E-Mail bereitgestellten Link. Durch Klicken auf den Link können Sie den Videoraum betreten. Vor dem Beitritt können Sie selbst entscheiden, ob Sie das Video aktivieren oder nicht. Sie sind standardmäßig stummgeschaltet und müssen Ihr Mikrofon, sofern gewünscht, manuell freigeben. Wenn Sie Ihre Kamera und/oder Ihr Mikrofon einschalten, werden im Rahmen des Meetings die Daten Ihres Mikrofons sowie Ihrer Videokamera verarbeitet.

Nehmen Sie als externer Teilnehmer an einem Online-Meeting teil, erhalten Sie vom Host des Meetings einen Zugangslink per E-Mail. Bei der Anmeldung zum Online-Meeting müssen Sie sodann Ihren Namen und gegebenenfalls Ihre E-Mail-Adresse angeben.

Folgende weitere Daten können nach Art und Umfang der konkreten Nutzung verarbeitet werden:

• Angaben zu Ihrer Person (z. B. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Profilbild)
• Meeting-Metadaten (z. B. Datum, Uhrzeit und Dauer der Kommunikation, Name des Meetings, Teilnehmer-IP-Adresse)
• Geräte- und Hardwaredaten (z. B. IP-Adressen, MAC-Adressen, Client-Version)
• Text-, Audio- und Videodaten (z. B. Chatverläufe, Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen)
• Verbindungsdaten (z. B. Rufnummern, Ländernamen, Start- und Endzeiten, IP-Adressen)

Weiterhin können personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet werden. Dies hängt konkret von Ihrer Nutzung ab, etwa von der Nutzung des Chats sowie des Whiteboards. Wir möchten Sie ausdrücklich darauf aufmerksam machen, dass Informationen, die Sie während des laufenden Meetings von sich geben, zumindest für die Dauer des Meetings verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist für direkte Vertragspartner Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Geschäftspartner oder Kontaktpersonen bei externen Stellen das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der Organisation virtueller Kommunikation und der Durchführung der Web-Konferenz. Sie sind grundsätzlich nicht dazu verpflichtet, mit uns über Microsoft Teams zu kommunizieren. Alternativ können Besprechungen auch per Telefon erfolgen. Personenbezogene Daten aus der reinen Meeting-Teilnahme löschen wir grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht.

4. Audio-Aufzeichnung und Transkription von Terminen

Wir zeichnen die Audiospur von Online-Konferenzen und, soweit erforderlich, von Vor-Ort-Terminen auf, transkribieren den gesprochenen Inhalt und erstellen daraus Protokolle und Zusammenfassungen. Eine Videoaufzeichnung findet nicht statt. Zweck ist die Dokumentation der besprochenen Inhalte, die Protokollierung von Ergebnissen und Aufgaben sowie die Qualitätssicherung unserer Zusammenarbeit. Eine Aufzeichnung erfolgt nicht in jedem Termin, sondern nur, soweit sie für die Protokollierung benötigt wird. Die Audiospur wird automatisiert in Text umgewandelt (transkribiert). Aus dem Transkript werden anschließend ein Protokoll und, sofern genutzt, eine Zusammenfassung erstellt.

Eingesetzte Technik und Anbieter

Für die Transkription und Protokollierung nutzen wir die integrierten Transkriptions-, Audioaufzeichnungs- und Zusammenfassungsfunktionen von Microsoft Teams, einschließlich der darin enthaltenen KI-gestützten Funktionen. Anbieter von Microsoft Teams und für europäische Kunden vertragschließende Stelle ist die Microsoft Ireland Limited (One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland). Mit Microsoft besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage des Microsoft Products and Services Data Protection Addendum. Bei Vor-Ort-Terminen kann die Aufnahme in Einzelfällen über ein mobiles Endgerät unserer Mitarbeitenden erfolgen.

Woran erkennen Sie den Einsatz der Transkription?

Bei Online-Konferenzen weist Microsoft Teams während einer laufenden Aufzeichnung oder Transkription mit einem deutlich sichtbaren Hinweis auf diese hin. Zusätzlich kündigen wir eine geplante Aufzeichnung oder Transkription vorab an, dies konkret bereits mit der Termineinladung sowie zu Beginn des Termins. Bei Vor-Ort-Terminen weisen wir Sie vor Beginn der Aufnahme ausdrücklich darauf hin.

Welche Daten werden verarbeitet?

Je nach Termin und gewählter Funktion verarbeiten wir:

• die Sprachaufnahme (Audio);
• das daraus erstellte Transkript, also den Wortlaut des Gesagten;
• Namen bzw. Anzeigenamen der Teilnehmenden;
• Metadaten des Termins wie Zeitpunkt und Dauer;
• die daraus erstellten Protokolle und KI-gestützten Zusammenfassungen.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO)

In einem Transkript können anlassbezogen besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten sein, etwa Angaben zur Gesundheit, wenn solche Themen zur Sprache kommen. Eine gezielte Verarbeitung solcher Daten ist nicht beabsichtigt. Ihre Einwilligung erstreckt sich ausdrücklich auch auf diese besonderen Kategorien nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Empfänger und Kategorien von Empfängern

Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten sind Microsoft als Auftragsverarbeiter im Rahmen der Bereitstellung von Microsoft Teams sowie innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich die Personen, die zur Erfüllung des jeweiligen Zwecks Zugriff benötigen. Zugriffsrechte vergeben wir rollenbasiert nach dem Least-Privilege-Prinzip. Eine Weitergabe von Transkripten oder Aufzeichnungen an unberechtigte Dritte findet ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung nicht statt. Zur Übermittlung in Drittländer siehe Abschnitt 5.

Speicherdauer

Audio-Aufzeichnungen und Roh-Transkripte werden spätestens drei Monate nach dem Termindatum automatisch gelöscht. Die daraus erstellten Protokolle speichern wir für die Dauer der Zusammenarbeit, soweit dies notwendig ist, sowie darüber hinaus für die Dauer etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Danach werden die Protokolle gelöscht oder anonymisiert.

Rechtsgrundlage und Einwilligung

Rechtsgrundlage der Aufzeichnung und Transkription ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Diese holen wir vor dem Einsatz ein, in der Regel bereits mit der Übermittlung der Termineinladung und durch deren Annahme sowie durch den Hinweis zu Beginn des Termins. Die Aufzeichnung des gesprochenen Wortes setzt zudem im Hinblick auf die Vertraulichkeit des Wortes (§ 201 StGB) Ihre Zustimmung voraus.

Freiwilligkeit und Widerruf

Die Teilnahme an einer Aufzeichnung und Transkription ist freiwillig. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Wenn Sie keine Aufzeichnung und Transkription wünschen, teilen Sie uns dies bitte vorab mit, zum Beispiel durch Antwort auf die Einladungsmail, oder zu Beginn des Termins. In diesem Fall erstellen wir ein manuelles Gesprächsprotokoll. Ihnen entsteht dadurch kein Nachteil.

Keine Nutzung zum Training externer KI-Modelle

Wir verwenden Ihre Transkripte, Aufzeichnungen und Protokolle nicht, um externe KI-Modelle zu trainieren, und geben diese Inhalte nicht an unberechtigte Dritte weiter.

5. Übermittlung in Drittländer

Die Verarbeitung erfolgt vorrangig innerhalb der Europäischen Union. Microsoft bietet hierfür die sogenannte EU-Datengrenze (EU Data Boundary) an, mit der Kundendaten überwiegend innerhalb der EU verarbeitet und gespeichert werden. Wir können jedoch nicht ausschließen, dass Daten auch über Server außerhalb der EU beziehungsweise des EWR geleitet werden, insbesondere an die Microsoft Corporation (One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA). Für die Übermittlung in die USA gilt der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework (DPF), nach dem Microsoft zertifiziert ist. Ergänzend bestehen Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Die Zertifizierung von Microsoft können Sie im Data Privacy Framework unter https://www.dataprivacyframework.gov/ einsehen. Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten bei der Nutzung von Teams finden Sie unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement sowie https://news.microsoft.com/de-de/datenschutz-und-sicherheit-in-microsoft-teams-nutzer.

6. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten. Hiervon können auch Transkripte und Protokolle erfasst sein, in denen Sie genannt werden.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer Daten verlangen.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten verlangen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können verlangen, die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die unter Ziffer 1 und 2 genannten Kontaktdaten.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Unbeschadet anderer Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt. Dieses Recht können Sie bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
Deutschland

8. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet nicht statt. Die KI-gestützte Transkription und Zusammenfassung dient allein der Aufbereitung des Gesprächsinhalts.