IT Cost Effectiveness

Haben Sie Ihre Hausaufgaben erledigt und kennen Sie Ihre gesamten IT-Kosten?

Um die geeigneten Hebel zur Optimierung der IT-Kosten identifizieren zu können, ist eine organisationsweite Transparenz über die Art und Höhe der anfallenden Kosten notwendig. Schon hier scheitern viele Unternehmen, da neben komplexen und undurchsichtigen Kostenstrukturen nicht eindeutig abgrenzbar ist, welche Kosten der IT zugerechnet werden können. Damit wird es schwierig Maßnahmen abzuleiten, die nachhaltig zu einer deutlichen Reduzierung der IT-Kosten führen. Schlimmstenfalls wird genau der gegenteilige Effekt erreicht, da bei unkoordiniertem Vorgehen nur die Kurzfristigkeit der Maßnahmen im Fokus steht. Hier fehlt es an einem Gesamtblick auf alle Bereiche und Services der IT sowie an einer Beachtung der langfristigen Auswirkungen für das Business. Ein strukturiertes Vorgehen und ein klarer Plan sind hier das A und O!

Haben Sie einen strukturiertes Vorgehensmodell, um Ihre IT-Kosten anzugreifen und nachhaltig zu senken?

Zu oft werden Maßnahmen übereilt definiert, ohne die notwendigen Schritte davor zu beachten – in der Regel fehlt es an einem strukturierten Vorgehen. Hier stehen wir mit einem mehrfach bewährten Vorgehen bestehend aus 3 Phasen zur Seite:

Phase 1: Schaffen von Kostentransparenz

Um Transparenz über die bestehende Kostenstruktur zu erhalten, ist ein tiefgreifendes Verständnis der IT-Organisation und der erbrachten Services unabdingbar. Nur so kann gewährleistet werden, dass in den weiteren Phasen der Analyse alle Kostentreiber sauber erfasst werden. Es ist entscheidend hier einen möglichst breiten, objektiven Blick auf die gesamte Organisation zu erzielen. Eine zu frühe Fokussierung auf bestimmte Optimierungsbereiche kann dazu führen, dass weitere Einsparungspotentiale unberücksichtigt bleiben. Hier bietet es sich an die Kostenblöcke anhand der zentralen Einheiten der IT aufzuschlüsseln (Infrastruktur, Applikationen, Querschnittsfunktionen). Je Einheit werden dann im Detail Transparenz über die jeweiligen Kostenarten geschaffen (bspw. Personal, Investitionen, Verträge mit Dienstleistern).

Phase 2: Identifizieren von Kostentreibern

Nachdem Transparenz in der bestehenden Kostenstruktur erzielt wurde, werden die zentralen Kostentreiber identifiziert. Um die Kostentreiber eingrenzen zu können, müssen die Kostenpositionen im Detail verstanden werden. Eine detaillierte Analyse und Quantifizierung der Kostentreiber nach ihrem Einsparungspotential ist für das Ableiten von effektiven Maßnahmen entscheidend. Die Analyseergebnisse werden abschließend konsolidiert und übersichtlich dargestellt. Das Dokument dient als Entscheidungsgrundlage zur Bestimmung der Fokusbereiche für die Umsetzung von Maßnahmen.

Phase 3: Ableiten von Maßnahmen

Bei der Ableitung von Maßnahmen ist neben der Effektivität und dem Aufwand besonders auf die Umsetzbarkeit, die Vereinbarkeit mit der IT-Strategie und einen nachhaltigen Erfolg zu achten. Ebenso können Einsparungen durch neue Ansätze und Technologien erreicht werden. Anhand dieser Kriterien werden die Maßnahmen in einer Entscheidungsmatrix bewertet. Die Aufstellung eines detaillierten Umsetzungsplans für die priorisierten Maßnahmen bildet den Abschluss – je nach Umfang erstreckt sich erfahrungsgemäß der Umsetzungszeitraum auf 3-12 Monate.

Innovationen in der IT und für die IT benötigen finanzielle Power. Nur so werden die Voraussetzungen geschaffen, die IT zu einem Innovationstreiber zu transformieren. Verschaffen Sie sich durch ein strukturiertes Vorgehen zur nachhaltigen Kostenreduktion den entsprechenden finanziellen Freiraum. Sind Sie bereit?