Eine zentrale Aufgabe des HR ist es, regelmäßig Antworten auf Fragen zu Kapazitäten, Personalkosten und Zeitkonten zu liefern. Um diese Fragen zielgerichtet beantworten zu können, insbesondere in einem Management unter Unsicherheit, ist eine datenbasierte Grundlage der entscheidende Erfolgsfaktor. In fast jedem Unternehmen sind die entsprechenden Daten vorhanden, allerdings in verschiedenen Systemen und es fehlt oft eine klare und übersichtliche Aufbereitung in Form eines umfassenden HR Reportings.
HR Reporting: Fundierte Entscheidungsgrundlage statt Bauchgefühl
Eine unübersichtliche Verwaltung der HR-Daten ist in vielen Organisationen Realität. Personalbezogene Informationen verteilen sich auf das Entgeltabrechnungssystem, das Zeitwirtschaftssystem und diverse Excel-Listen. Eine aussagekräftige Auswertung der Daten ist so nur mühsam und zeitaufwändig möglich. Oftmals bleiben diese wertvollen Ressourcen sogar gänzlich ungenutzt und Entscheidungen werden eher nach Bauchgefühl getroffen. Dabei ist ein umfassendes HR Reporting für das Management essenziell.
Um eine fundierte Entscheidungsgrundlage für Personalfragen zu liefern und somit auch zur strategischen Unternehmenssteuerung beizutragen, sind eine verlässliche Datenbasis und fundierte Analysen von zentraler Bedeutung. Hierbei geht es aber nicht nur um die reine Auswertung von Daten. Aussagekräftige HR Reports gewährleisten eine nachhaltige Vergleichbarkeit der Ergebnisse, stellen den notwendigen personalwirtschaftlichen Kontext her und sind anschaulich und verständlich aufbereitet.
Worauf muss bei der Erstellung von HR Reports geachtet werden?
Sicherstellung eines qualitativ hochwertigen Datenbestands
HR Reports können qualitativ nur so gut sein, wie die ihnen zugrunde liegenden Daten. Daher stellen die Aktualität, die Vollständigkeit und die Genauigkeit der personalrelevanten Informationen einen zentralen Erfolgsfaktor für das HR Reporting dar. Zudem sollte die HR-Organisation für die Datenpflege und die entsprechenden Anforderungen sensibilisiert sein, um langfristig eine hohe Datenqualität gewährleisten zu können.
Auswahl und Messung relevanter Kennzahlen
Für den HR-Bereich existieren unzählige Kennzahlen. Die Auswahl ist für jedes Unternehmen individuell zu treffen. Dabei sollten folgende Fragen in Betracht gezogen werden:
- Welche Indikatoren sind für die Organisation aufschlussreich?
- Mithilfe welcher Kennzahlen ist es möglich, dass sich die Personalabteilung stärker am Unternehmenserfolg beteiligen kann?
Die Auswahl der Kennzahlen kann sich über verschiedene Messungszeiträume verändern, da mit der Zeit Erfahrungswerte gesammelt werden und teilweise erst durch die Messungen selbst deutlich wird, auf welche Indikatoren gesetzt werden sollten.
Welche Chancen ergeben sich durch ein umfassendes HR Reporting?
Das größte Potenzial des HR Reporting liegt nicht allein darin, Kennzahlen zu erfassen, sondern deren Entwicklung über einen längeren Zeitraum hinweg zu beobachten. HR Reports befähigen die HR-Organisation dazu, Trends an festgelegten Zielen messen zu können und dadurch Veränderungen frühzeitig zu erkennen. So können beispielsweise positive Entwicklungen identifiziert werden. Gleichzeitig bietet sich aber auch die Chance, Problembereiche wie z.B. auffällige Krankheitsquoten und Fluktuationsraten rechtzeitig aufzudecken und zielgerichtete Maßnahmen abzuleiten, um diesen entgegenzuwirken.
HR Reports stellen daher ein wichtiges Instrument für das HR Controlling dar und liefern HR-Entscheidern die notwendige Grundlage für eine vorausschauende Personalplanung, die auf den Unternehmenserfolg einzahlen kann.
4C Beratungsansatz: So unterstützen wir Sie!
Für eine schnelle Bereitstellung eines integrierten HR Reporting haben wir ein effizientes dreistufiges Vorgehensmodell vom Datenexport über das Datenmodell hin zum Reporting entwickelt. Grundlage hierfür sind unsere ready to use HR reports in Power BI oder Tableau.
- Datenexport aus Quellsystemen: Wir definieren gemeinsam mit Ihnen die Anforderungen an Ihr HR Reporting anhand von Fragen, die durch das Reporting beantwortet werden sollen. Zudem erfolgt ein gemeinsamer HR-Datenexport aus Ihren bestehenden Quellsystemen in Excel. Geclustert werden die Daten in Personalstammdaten, Lohn-/Gehaltsdaten und Kapazitätsdaten.
- Datenanalyse/-modell: Wir analysieren die Datenexporte in Bezug auf Datenqualität sowie Vollständigkeit und bauen schnell und unkompliziert die technische Infrastruktur in Power BI oder Tableau auf. Nach dem Upload der Daten erfolgt durch uns die Anpassung des Datenmodells auf Basis der definierten Anforderungen.
- Reporting Blueprints: Im dritten Schritt erfolgt die gemeinsame Anpassung der 4C HR Reporting Templates und Kennzahlen z. B. zu Personalkosten und Kapazitäten, Urlaub und Einsatzplanung, Mitarbeiterstruktur sowie Vergütung und Kurzarbeit. Im Rahmen dieses Quick Setups erfolgt parallel die Qualifizierung Ihrer Mitarbeiter.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
- Interaktive Visualisierungen auf Basis von Microsoft Power BI oder Tableau erwecken Ihre HR-Daten zum Leben
- Wertvolle Erkenntnisse aus Ihren Daten innerhalb weniger Minuten durch intuitive Reports
- Erhalten Sie Antworten auf ca. 90 Prozent aller HR relevanten Fragestellungen
- Schnelle Bereitstellung auf Basis von 4C ready to use HR Reports innerhalb von ca. 2 Wochen möglich
- Keine Software Implementierung bzw. aufwendige Konzeption für das HR Reporting nötig
Unsere 4C HR Reporting Blueprints helfen Ihnen schnell und intuitiv 90 Prozent Ihrer HR relevanten Fragestellungen innerhalb weniger Minuten zu beantworten. Wir stellen die Verbindung zu Ihren unterschiedlichen HR-Datenquellen her und erwecken Ihre Daten mit Visualisierungen zum Leben. Erkunden Sie das volle Potenzial Ihrer HR-Daten und treffen Sie fundierte Entscheidungen schnell und intelligent mit Hilfe unserer praxiserprobten HR Reporting Templates in Microsoft Power BI oder Tableau.
