Optimierung und Professionalisierung der administrativen Funktionen im Finance-Bereich ebenso wie in der IT oder dem HR-Bereich sind schon seit Jahren im Fokus vieler Management-Teams. Insbesondere Outsourcing und Shared-Services-Organisationen werden hierbei seit den 1990er Jahren immer wieder als Best Practices und State-of-the-Art betrachtet.
Welche Versprechen sollen Shared Services und Outsourcing erfüllen? Was unterscheidet die beiden Alternativen? Welches sind die Erfolgsfaktoren? Und schließlich die Frage, welche Prozesse und Leistungen eignen sich für Shared Services?
Hochgesteckte Erwartungen
Kern-Idee von Shared Services ist die Zentralisierung von Leistungen zur Erreichung von Skalen- und Lernkurven-Effekten und zur Bündelung des verteilten Know-hows. Meist ist die Erwartung, durch Zentralisierung der Aufgaben an einem Ort könnten Aufgaben schneller und effizienter ausgeführt werden. Wenn dieser Ort sich dann auch noch Richtung Osten bewegt, dann kommt man auch noch in den Genuß von Lohnkosten-Arbitrage. Die Qualitätseffekte aus der Know-how-Bündelung werden gerne akzeptiert –sind jedoch meist in den Überlegungen solange nicht entscheidend, wie Nachfolgethemen für Know-how-Träger nicht virulent werden. Leider sind diese Effekte alle keine – wie Management-Sprech es gerne formuliert – low-hanging-fruits, sondern harte Arbeit.
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Erfolgsfaktoren
Menschen, die bisher ihre Arbeit verstreut über den Globus gemacht haben, an einen Ort zu setzen und weiter arbeiten zu lassen, bringt nicht den gewünschten Effekt. Die gleiche Arbeit an diesem einen Ort von anderen, günstigeren Menschen ausführen zu lassen, auch nicht!
Prozesse müssen standardisiert werden! Leistungen standardisiert und beschrieben werden! Inhaltliche Strukturen, wie Kontenstrukturen und Artikelstrukturen, müssen standardisiert werden. Arbeitsorganisationen müssen grundlegend verändert werden! Und schließlich ist es sehr hilfreich, die Basis-Systeme zu harmonisieren.
Shared-Services – die Inhouse-Variante des Outsourcing
Was hat nun Shared Services mit Outsourcing zu tun? Sehr viel! Wenn man Shared Services nicht mit derselben Professionalität wie ein Outsourcing betreibt, dann wird es scheitern! Wenn man die kaufmännischen Effekte des Outsourcing nicht vollständig beim externen Anbieter abliefern möchte, dann sollte man seine Hausaufgaben machen und die intern möglichen Effekte aus der Shared Service-Organisation erst einmal realisieren.
Der Lackmus-Test für die Eignung von Services und Prozessen
Wenn Shared Services – womit anfangen, wo aufhören?
Ideal sind Prozesse mit standardisierten Leistungen und gleichen Kompetenzprofilen! Je individueller die Leistung für den internen Kunden, desto geringer die Effekte aus der Zentralisierung! Daher eignen sich Buchhaltung, Gehaltsbuchhaltung, Reporting-Factory, Einkauf und Personaladministration deutlich besser als alle Business Partnerfunktionen für Shared Services.
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