Eine beschleunigte Erstellung des Jahresabschlusses (Fast Close) wird gerne als Visitenkarte des CFO angesehen. Nicht zu Unrecht, denn ein schnelles Vorlegen von qualitativ hochwertigen Steuerungsinformationen kann nur gewährleistet werden, wenn alle vorangegangenen Prozesse reibungslos laufen.
Das Ziel selbst ist auch verständlich, da die Relevanz der Zahlen aus Sicht des Managements mit jedem Tag nach Ultimo abnimmt und andernfalls andere Quellen für die Bewertung der Situation herangezogen werden.
Doch wie fast immer in der Prozess-Optimierung kommt man an einen Punkt, an dem die weitere Optimierung sehr aufwendig wird oder man mit Kompromissen arbeiten muss. Kompromisse können z.B. Schätzungen oder die Verwendung von Plandaten sein. Sowohl bei aufwendigen Optimierungen als auch bei den Kompromissen sollte man sich fragen, ob damit das eigentliche Ziel immer noch gefördert wird oder ob man sich hiermit einen Bärendienst erweist.
Wie schafft man die richtigen Voraussetzungen für Fast Close?
Gekonntes Fast Close Management besteht aus zwei Aufgaben:
- Der Prozess muss ganzheitlich betrachtet und aus Sicht des Abschlusszeitpunkts optimiert werden – und das regelmäßig.
- Selbst wenn der Prozess durchoptimiert wurde, muss ein Verantwortlicher (Drum-Master oder Prozessmanager) ernannt werden, der jeden Abschluss gemeinsam mit den Beteiligten, die Due Dates und Verzögerungen managt.
Die Optimierung des Gesamtprozesses aus Sicht des Abschlusses bedeutet, den kritischen Pfad zu identifizieren und die Zeitvorgaben für die einzelnen Schritte zu definieren. Schon am groben Ablauf, Abschluss der lokalen Buchhaltungen und der Kostenrechnung, Konsolidierung der Abschlüsse und Aufbereitung der Berichte sowie Kommentierung der Ergebnisse wird deutlich, dass zum einen Abhängigkeiten existieren und zum anderen die Ansatzpunkte – wie häufig gehofft – nicht allein technischer Natur sind. Dennoch ist vielfach interessant zu beobachten, dass man sich für den lokalen Abschluss nur wenige Tage oder Stunden gönnen möchte, die Abstimmung der Kommentierung dann aber überproportional viel Zeit in Anspruch nimmt. Für die hier notwendige Diskussion hilft die Transparenz des Gesamtprozesses extrem.
Die Komplexität der Aufgabe steigt im Übrigen noch, wenn nicht nur Ist-Zahlen, sondern auch Forecast-Zahlen berichtet werden sollen.
Die Optimierung des Abschluss-Prozesses als erster Teil des Fast Close
Bei der Optimierung des Abschluss-Prozesses können wir auf die Ausführungen zum Disclosure Management, zur Konsolidierung und zur Accounting Excellence verweisen. Aber lassen Sie uns ein paar wichtige Punkte herausgreifen.
Sehr häufig ist zu beobachten, dass wertvolle Zeit nicht an extern getriebenen Aktivitäten verloren wird, sondern an hausgemachten Themen, namentlich dem Intercompany-Abgleich. Hier würde mehr organisatorische Stringenz den Prozess deutlich beschleunigen und auch den Aufwand reduzieren.
Ein zweites Beispiel für hausgemachte Themen sind Abgrenzungsbuchungen. Viele Systeme, z.B. auch SAP, bieten eine automatische Accrual Engine an, die mit der Erfassung des Geschäftsvorfalls sofort auch die Abgrenzungsbuchungen erzeugt. Statt diese Instrumente im Prozess zu nutzen, werden im Abschluss wilde Excel-Sheets bearbeitet, um die Abgrenzungen zu ermitteln.
Deutlich aufwendiger ist die Optimierung in den grundlegenden Basisprozessen des Order-to-Cash und Purchase-to-Pay der lokalen Gesellschaften. Der Abschluss der lokalen Buchhaltungen ist nicht zuletzt vom Geschäftsmodell abhängig. Es liegt auf der Hand, dass Geschäftsmodelle, in denen täglich viele Ausgangsrechnungen gestellt werden, in einer schnelleren Routine arbeiten können, als solche, die über einen längeren Zeitraum Leistungen erbringen, die monatlich bewertet und ggf. auch noch als unfertige Leistungen bilanziert werden müssen. Wenn hier der Prozess beschleunigt werden soll, muss die Leistungserfassung und Bewertung optimiert werden.
Fazit: Folgen Sie den Daten aus dem Report entlang aller Prozesse und schreiben Sie die notwendigen Schritte auf. Analysieren Sie den Zeitpunkt der Zurverfügungstellung und den Aufwand der Bearbeitung und formulieren dann Thesen für eine Beschleunigung, die immer möglichst weit vorne im Gesamtprozess ansetzt. Sie werden erstaunt sein!
Prozessmanagement schafft die Basis für weitere Optimierungen
Sie werden jetzt fragen, wozu jetzt noch ein Prozessmanager notwendig ist. Die Antwort ist einfach: wenn immer ein Ergebnis zu einem bestimmten Zeitpunkt fertiggestellt werden muss und viele Beteiligte daran arbeiten, dann tut man gut daran, diese Fertigstellung zu monitoren und Hindernisse aktiv zu bearbeiten. Das ist im Planungsprozess nicht anders als im Abschlussprozess oder im Projektgeschäft. Dieser Verantwortliche kann auch die Notfallpläne aus der Tasche ziehen, falls Systeme ausfallen, Mitarbeiter krank werden, Daten nicht rechtzeitig vorliegen, etc. Außerdem wird mit dieser Rolle die wichtige Voraussetzung für weitere, regelmäßige Optimierungen gelegt.
Fast Close ist nur die Spitze des Eisbergs!
Es ist deutlich geworden, dass es zwar originäre Optimierungen des Abschluss-Prozesses gibt, wie z.B. in der Automatisierung der Konsolidierungsbuchungen oder der Kommentierung im Disclosure Management. Der Großteil der Optimierungen reicht jedoch in die operativen Prozesse hinein und betrifft damit die allgemeine Prozess-Effizienz und Accounting Excellence.
Der Abschlussprozess ist die Visitenkarte des CFO!
