Agile Projektorganisation

Wie kann digitale Technologie als Hebel zur Steigerung von Profitabilität eingesetzt werden?

Aus der unternehmensinternen Perspektive ist digitale Technologie ein wichtiger Hebel, um die Effizienz innerhalb der Organisation zu steigern. Nachdem der initiale Schritt der Digitalisierung von Prozessen oftmals vollzogen ist, geht es nun darum, diese Prozesse mit nutzerfreundlichen Tools zu verbessern und so echte Einsparungen in der Organisation zu realisieren. Der Schlüssel ist eine Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit und User Experience (UX) um den Umgang mit Technologie zu vereinfachen und somit zu beschleunigen. Im Alltag muss unternehmensintern genutzte Technologie auch dem Vergleich zu privat genutzter Software und Apps standhalten. Gerade für Anbieter von Commodity-Produkten liegt in der Kosteneinsparung durch verbesserte UX interner Tools ein wichtiger Hebel zur Profitabilität. Aus der externen Perspektive ist digitale Technologie der zentrale Hebel zur Wertschöpfung für den Kunden und einer der wichtigsten Punkte zur Differenzierung. Die Anwendungsgebiete variieren von einfach zu erreichenden Kundenkontaktpunkten, über voll integrierte digitale Vertriebslösungen bis hin zu kundendatenbasierter Produktentwicklung und Simulationen in digitalen Geschäftsmodellen. Für Unternehmen, die auf einer Differenzierungsstrategie aufbauen liegt hier der Hebel zur Steigerung von Umsatz und Profitabilität.

Agile Teams als Schlüssel zur erfolgreichen Bereitstellung digitaler Technologie

In der Konsequenz bedarf diese neue Rolle von digitaler Technologie eines entsprechenden Ansatzes sie initial zur Verfügung zu stellen und vor allem konsequent und dauerhaft basierend auf den Bedürfnissen des Nutzers weiterzuentwickeln. Die Entwicklung in agilen Teams ist hierbei der Schlüssel zum Erfolg. Die heterogene Zusammensetzung der Teams, bestehend aus Mitarbeitern mit Business-Fokus und Mitarbeitern mit IT-Fokus, ermöglicht eine rasche, aber durchdachte Entscheidungsfindung. Gleichzeitig sorgen die Strukturen und Regelmeetings der agilen Arbeitsweise für regelmäßige Abstimmungen in kurzen Zyklen und ermöglichen es so, Hypothesen in der Entwicklung schnell zu testen und zu validieren. Das Resultat sind bessere Ergebnisse in kürzerer Zeit. Kombiniert mit einem MVP-Ansatz (Minimum Viable Product) kann ein agiles Team eine Time-to-Market von wenigen Wochen erzielen und somit unter geringem Kostenrisiko neue Produkte oder Funktionen in die Organisation bringen. Das Produkt entwickelt sich somit stufenweise weiter. Dieses Vorgehen vermindert das Risiko von Sunk Costs enorm und sorgt dafür, dass genau die Funktionen entwickelt werden, die in der Organisation verlangt werden.

Wie gelingt die Transformation hin zu agilen Teams? Fokus: Innovationskultur und Organisationsstruktur

Die Umsetzung der Transformation hin zu agilen Teams verlangt, ganz im agilen Sinne, ein schrittweises Vorgehen. Im Fokus liegen dabei die Themen Innovationskultur und Organisationstruktur.

Die agile Arbeitsweise fördert die Innovationskultur und verlangt gleichzeitig eine bereichsübergreifend agierende Organisation ohne Kompetenzsilos in denen digitale Technologie als wichtiger Wertbeitrag geschätzt wird. Damit einher gehen verschiedene kulturelle Aspekte, die auch in der New Work Bewegung zu finden sind. Dies sind zum Beispiel selbstorganisierte heterogene Teams und Transparenz. Aus der Heterogenität der Teammitglieder verbunden mit dem transparenten Umgang mit Information entsteht die Chance schnell auf neue Erkenntnisse und Kundenbedürfnisse zu reagieren. Hierzu gehört auch eine offene Fehlerkultur, in der die neu gewonnene Erkenntnis geschätzt wird. Anpassbarkeit an neue Gegebenheiten ist daher umso wichtiger und bedingt eine andere Art der Governance - nicht zuletzt durch die Anwendung des MVP-Ansatzes.

Bei einem MVP-Ansatz steht das Endergebnis des Projektes zwar als Vision fest, nicht aber in Form eines detaillierten Fachkonzepts. Der Scope des Projektes ist somit variabel und entsteht aus den Ergebnissen der iterativen Entwicklungsschritte. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Kosten "aus dem Ruder laufen", denn Zeit und Ressourcen stehen im Gegensatz zum Umfang fest. Damit ist das Risiko ungeplanter Kosten sehr gering. Der Umfang entwickelt sich durch eine iterative Vorgehensweise Schritt für Schritt weiter während das Projektteam laufend kleine Hypothesen testet. Der Vorteil: Durch die iterative Vorgehensweise und den Verzicht auf einen festgelegten Projektumfang entwickelt das Team nur die Funktionen die der Nutzer wirklich braucht und ermöglicht so ein schlankes und kostengünstiges Produkt. Durch die enge Abstimmung mit dem Kunden und regelmäßige kleine Tests optimiert das Team schrittweise die User Experience.

Mit Blick auf die Organisationsstruktur stehen heterogene Teams besonders im Vordergrund. Dies bedeutet insbesondere den Aufbau von Teams mit Menschen unterschiedlicher Expertisen und Erfahrungshintergründen. So werden bestehende Barrieren zwischen Business und IT aktiv überwunden indem sich Teams nach Erfahrung und Expertise aus beiden Bereichen zusammensetzen. Basierend auf einer gemeinsamen Vision verfolgt das Team eine gemeinsame Mission, um gemeinsam das beste Produkt für seine Zielgruppe zu entwickeln. Die Teams folgen dabei festen Rollenmodellen, wie bspw. dem Product Owner, und einer festen Sequenz aus regelmäßigen agilen Zeremonien. Nur so kann Agilität effizient und gleichzeitig effektiv in der Organisation gelebt werden. Denn: Erfolgreich agil zu arbeiten bedeutet auch nach einer strikten Struktur vorzugehen.

Agilität ist kein Allheilmittel

Agile Teams sind besonders in Entwicklungssituationen sehr effektiv. Entwicklungssituation in denen neue Produkte für den Nutzer aufgebaut oder optimiert werden sollen sind das ideale Umfeld für agile Teams. Das liegt insbesondere an der Fähigkeit der Teams schnell auf veränderte Situationen reagieren zu können. Da die Entwicklung heutiger digitaler Tools niemals abgeschlossen ist, eignen sich agile Teams ganz besonders für die initiale und fortlaufende (Weiter-) Entwicklung von Software sowohl für die unternehmensinterne Nutzung wie auch im Kontakt mit dem Kunden. Konkrete Anwendungsfelder sind bspw.:

• Sie führen eine Cloud-Software ein
• Sie optimieren die UX Ihrer internen Tools
• Sie entwickeln digitale Geschäftsmodelle oder verbessern Ihre digitalen Kanäle zu Kundenkommunikation und Verkauf

Agile Teams ermöglichen es nah am Kunden zu arbeiten und Verbesserungspotenziale schnell zu erkennen und ebenso schnell umzusetzen. Im Ergebnis ermöglicht dies zeitliche und finanzielle Einsparungen und Produktentwicklungen, die besser zu den Bedürfnissen des Nutzers passen.

4C Beratungsansatz

Wir unterstützen Sie in der agilen Transformation von Anfang an und beantworten zunächst die Frage welche Organisationsstruktur für Ihre Teams die richtige ist. Dazu bestimmen wir mit Ihnen gemeinsamen die Vision Ihrer agilen Transformation. Darauf aufbauend bestimmen wir Ihre strategischen Ziele, primäre Einflussfaktoren auf die Wertschöpfung Ihres Unternehmens und bestimmen die strategischen Use Cases für die Umsetzung. Diese liefern die Basis für die Definition der agilen Teams die wir auf Basis der benötigten Erfahrung und Kompetenzen spezifischen für die einzelnen Use Cases zuschneiden und cross-divisional aus Spezialisten aus Business und IT zusammensetzen.
Zudem unterstützen wir Sie in der Planung des Roll-outs und der damit verbundenen schrittweisen Einführung agiler Teams in Ihrer Organisation. Gleichzeitig entwickeln wir mit Ihnen gemeinsam eine neue Governance-Struktur, die den Ansprüchen der agilen Teams und Ihrer individuellen Organisation vollends gerecht wird. Natürlich begleiten wir Sie auch in der Einführung agiler Teams in Ihrer Organisation in iterativen Schritten - denn agile Transformation sollte auch agil ablaufen: In kleinen Schritten und mit einem strikten Prozess.

Wenn Sie mehr über agile Transformation wissen möchten, nehmen Sie gerne Kontakt auf und laden Sie sich unsere Kompetenzbroschüre herunter. Wir freuen uns auf die Gespräche mit Ihnen.