Wie Ihre Workshops auch remote zum Erfolg werden

Mit Vorbereitung, Set-up, Organisation, Kommunikation und Nachbereitung

Neue Arbeitsweisen und pragmatische Lösungen für das Zusammenarbeiten aus der Ferne sind gefragter denn je! So wird es inzwischen immer üblicher für Meetings oder auch inhaltliche Workshops nicht mehr tausende von Kilometer zu reisen, nur um sich für kurze Zeit gemeinsam in einen Raum einschließen zu können. Virtuelles Zusammenarbeiten wird nicht zuletzt durch die zahlreichen am Markt verfügbaren Tools für Video Conferencing und virtuelle Kollaboration immer einfacher, sondern auch immer beliebter.

Neue Formate brauchen auch neue Regeln! 

Im Rahmen unserer tagtäglichen Arbeit mit unterschiedlichsten Projektteams und Workshop-Formaten haben wir einige grundlegende Regeln gesammelt, die helfen einen remote Workshop für alle Teilnehmer angenehm zu gestalten und die begrenzte Zeit möglichst gut zu nutzen. 

#1 Vorbereitung 

Was tun wir hier eigentlich?  

Wie jedes andere interaktive Format benötigen auch remote Workshops klar formulierte Ziele, die das Vorhaben eingrenzen und den Teilnehmern eine Antwort auf die Frage "Was tun wir eigentlich hier" geben. Entsprechend dem SMART-Prinzip (Spezifisch, Messbar, Akzeptiert, Realistisch und Terminiert) wird das zu erarbeitende Resultat vorab vom Moderator definiert und kommuniziert. Zudem hilft es den Teilnehmern bereits vorab zu verstehen, wie das Vorgehen im Workshop aussehen wird: 

• Gibt es wichtige Unterlagen, die in Vorbereitung gelesen bzw. verstanden werden müssen?
• Muss ich vorab schon Input vorbereiten oder mich mit nicht teilnehmenden Personen abstimmen?  
• Werden neue Methoden genutzt, um Inhalte zu erarbeiten?  

Um im Workshop reibungslos arbeiten zu können ist es ratsam all diese Fragen in der Vorbereitung zu klären und zu Beginn des Workshops nochmals kurz zu wiederholen. 

Praxistipp: Um ein ganzheitliches Bild des Workshop-Formats zu erhalten, kann eine Sitzungsvorbereitungsunterlage, welche die Ziele, Agenda, anzuwendenden Formate und Methoden sowie vorab zu erledigende To-Dos beinhaltet, genutzt werden. Diese wird bereits mit der Einladung oder zeitnah vorab an die Teilnehmer verschickt.

Keep it simple

Ebenfalls wichtig vorab zu klären ist, welche methodischen und technischen Tools im Workshop genutzt werden sollten. Hier sollte sich der Workshop-Organisator genau überlegen, welche Tools die Arbeit sinnvoll unterstützen und welche eher zu Verwirrung und eventuell reduzierter Produktivität führen könnten. Wie so oft gilt auch hier: Keep it simple. Ein gut durchdachtes PowerPoint-Deck mit vorab definierten Templates als Basis für ein gemeinsames Befüllen kann oftmals mehr Nutzen stiften als ein super-kompliziertes Web-Tool mit unzähligen nicht zwingend benötigten Funktionalitäten und damit einhergehenden Stolpersteinen, mit dessen Anwendung die Teilnehmer zu kämpfen haben. Einfache Formate, die idealerweise direkt auch als Dokumentation im Nachgang genutzt werden können sind oft die beste Wahl. 

Praxistipp: Insbesondere bei remote Workshops mit senioren Teilnehmern kann es helfen vorab etwas mehr Zeit in die Entwicklung von Templates für die Aufnahme/Erarbeitung bestimmter Inhalte zu stecken. So muss nicht erst während des Workshops, wenn die Zeit eher begrenzt ist, überlegt werden wie bestimmte Punkte aufgenommen werden können (z.B. eine "Next Steps"- Folie oder einen virtuellen "Themenparkplatz" in OneNote vorbereiten).

#2 Set-up

Wenn die Teilnehmer mit dem Workshop-Format vertraut und bereit sind in den Workshop zu starten, sollten noch ein paar wesentliche Punkte zum Set-Up geklärt werden. Sie tragen wesentlich dazu bei den Austausch remote möglichst reibungslos zu gestalten.

Kamera an! 

Eine der ersten Maßnahmen, welche insbesondere die Präsenz und das Commitment aller Teilnehmer des Workshops steigert, ist die Teilnahme per Video. Das bewegte Bild macht das Meeting zu einem persönlicheren Format, welches einem Präsenzmeeting deutlich näher kommt, und steigert die Output-Effizienz. Alle Teilnehmer können durch das Video leichter zuordnen, wer gerade spricht sowie Mimik und Gestik erkennen. So ergibt sich ein ganzheitlicheres Bild der zu vermittelnden Botschaft. Die Zuschaltung per Video sorgt dafür, dass die Teilnehmer präsenter an der Diskussion mitwirken. Die Versuchung parallel noch andere Dinge zu erledigen (z.B. Emails zu checken oder im Web zu surfen) wird reduziert.  

Die Teilnahme an einem remote Workshop sollte den selben Prämissen folgen wie ein on-site Workshop: ein Zusammenkommen auf Augenhöhe mit voller Präsenz der Teilnehmer, ohne unnötige Ablenkungen.

Praxistipp: Mit einer lockeren Einführungsrunde direkt zu Beginn des Workshops starten, welche das Einschalten der Kameras notwendig macht bzw. die Teilnehmer daran erinnert (z.B.  Kurzer Rundlauf à la "Wo seid ihr denn heute aktiv?").

Mute ist gut 

Es ist nicht immer gegeben, dass sich die Teilnehmer in einen ruhigen, komplett störungsfreien Raum zurückziehen können (z.B. im Home-Office oder auch im Großraumbüro). Hier hilft die einfache Regel, dass alle gerade nicht sprechenden Teilnehmer ihr Mikrofon "stumm" schalten. Sowohl ein lauteres Tippen auf der Computer-Tastatur während man Notizen macht wie auch das Rascheln von Papier: jedes unnötige Geräusch im Hintergrund stört das Gespräch und erschwert die Konzentration der anderen Teilnehmer. 

Praxistipp: Diverse Tools ermöglichen es dem Besprechungs-Organisator/Moderator auch alle Teilnehmer pauschal stumm zu schalten (z.B. Microsoft Teams) und jeweils das Wort zu erteilen, jedoch gehört es zu einer guten Besprechungs-Etikette, dass jeder Teilnehmer dies eigenständig übernimmt.

Wie Sie remote Workshops erfolgreich durchführen!

#3 Organisation

Eine gute Vorbereitung und ein entsprechendes Setup sind das halbe Leben, aber eben auch noch nicht alles. Damit auch die Workshop-Durchführung reibungslos ablaufen kann, ist eine gute Organisation essentiell.

Fokus auf's Wesentliche

Da man sowieso schon am Laptop sitzt, kann man ja auch nebenbei noch schnell das Protokoll aus dem vorhergehenden Meeting reviewen, die Termineinladungen für die kommenden Tage bestätigen oder sich im Internet über die neuesten Entwicklungen auf dem Aktienmarkt informieren - Bitte nicht!

Besprechungen und Workshops, die remote geführt werden, sind genauso wichtig wie solche mit vor-Ort-Präsenz aller Teilnehmer. Es sollte daher die Regel sein, dass während des Workshops kein Multitasking stattfindet, sondern alle Teilnehmer aktiv zuhören und ihre Aufmerksamkeit auf das Ziel der Veranstaltung richten.

Praxistipp: Helfen kann hier der Hinweis auf fest eingeplante Pausen, welche für Handy-Checks, Telefonate oder sonstige kurze Erledigungen genutzt werden können, um den Erfolg des Meetings nicht zu gefährden.

Auch mal durchatmen

Auch remote Workshops sind kein Dauersprint. Je nach Zeitplan, Agenda und Vorhaben sollten regelmäßige Pausen eingeplant werden, denn Biopausen sind auch im virtuellen Raum notwendig. Wissen die Teilnehmer, dass solche Pausen vorgesehen sind, können sie eventuell zwischendurch anfallende To-Dos oder Telefonate für diese einplanen. Bei längeren Workshops kann z.B. vor jeder vollen Stunde eine 10-Minuten Pause vorgesehen werden.

Praxistipp: Im Rahmen von terminierten Pausen auch einmal die Möglichkeit für "Virtual Socializing" geben, z.B. indem die Konferenz für die Teilnehmer offen bleibt. So können diese die Zeit, wie sonst z.B. bei einer Runde an der Kaffeemaschine, für einen kurzen Austausch nutzen. Alternativ kann auch eine extra Session mit separaten Einwahldaten eingerichtet werden. Gute Moderatoren nutzen die Pausenansage mit dem Hinweis darauf, auch mal das Fenster zu öffnen und zu lüften oder die Möglichkeit für eine kurze Bewegungspause zu nutzen.

Zeitplan einhalten

Nur weil der räumliche Weg von einem Meeting-Raum zum nächsten quasi weg fällt und die Teilnehmer somit direkt in den nächsten Termin wechseln können, sollte dennoch rechtzeitig ein Wrap-up gemacht werden. Die Teilnehmer sollten entsprechend dem vorgesehenen Zeitplan rechtzeitig aus dem virtuellen Termin entlassen werden, um nachfolgende Termine nicht zu behindern. Wie auch bei regulären Meetings sollte daher entweder der Moderator den Zeitplan im Auge behalten oder zu Beginn einen entsprechenden Time-Keeper nominieren, der dafür sorgt, dass die geplante Zeit je Agenda-Punkt eingehalten wird.

Praxistipp: Wrap-up so einplanen, dass der Workshop eventuell sogar 10 min vor der geplanten Zeit beendet werden kann und die Teilnehmer so noch etwas "Rüstzeit" vor dem nächsten Meeting haben.

#4 Kommunikation

Reden ist Silber, Schweigen ist Gold, aber effektive Kommunikation ist die Königsdisziplin. Damit auch im virtuellen Raum auf Augenhöhe diskutiert werden kann, sollten klare Regelungen darüber, wie kommuniziert wird, gelten.

Jetzt bin ich dran

Insbesondere wenn einige Teilnehmer aus technischen Gründen nicht per Video teilnehmen können, ist es schwer einer Diskussion im Rahmen eines virtuellen Meetings zu folgen. Daher ist es umso wichtiger sich gegenseitig aussprechen zu lassen. Dies ist besonders hilfreich, wenn mehrere Teilnehmer parallel versuchen ihren Standpunkt zu vertreten. Dann kann es für die Teilnehmer sehr schwierig werden der Diskussion zu folgen.

Darum gilt, was auch im Rahmen regulärer Workshops zum guten Ton gehört: Andere ausreden lassen und erst dann sprechen.

Praxistipp: Wenn es besonders wichtig ist, dass alle Teilnehmer zu Wort kommen, sollte der Moderator die Diskussion intensiver steuern und z.B. durch einen virtuellen "Rundlauf" bei den Teilnehmern Input abfragen.

Wer bin ich?

Mit zunehmender Anzahl an virtuellen Terminen fällt es den Teilnehmern leichter Stimmen zu unterscheiden und sie den jeweiligen Kollegen zuzuordnen. Kennen sich die Teilnehmer untereinander nicht oder erst sehr kurz, wird es vielen jedoch schwer fallen. Daher sollte die Frage "Wer bin ich?" immer direkt mit Beginn einer Wortmeldung geklärt werden. Einfach zu Beginn des Wortbeitrags kurz den eigenen Namen nennen, eventuell ergänzt um die Unternehmens- oder Team-Zugehörigkeit. So muss sich niemand lange wundern oder die Liste der Teilnehmer durchgehen, um herauszufinden, wer gerade spricht.

Praxistipp: Auch visuelle Zeichen wie ein kurzes Handheben können helfen, da viele Conferencing Tools auf audiovisuelle Reize reagieren und den jeweiligen Teilnehmer im Besprechungs-Fenster hervorheben (z.B. durch farbliche Markierung) oder das zugehörige Video nach oben nehmen.

Raus mit der Sprache

Wie in jeder Besprechung oder Workshop ist es wichtig laut und deutlich zu sprechen. Zur Überbrückung von oft sehr weiten virtuellen Distanzen und, um äußeren Widrigkeiten, wie z.B. einer begrenzten Internetverbindung entgegenzuwirken, ist es wichtig, dass alle Teilnehmer stets laut und deutlich sprechen. Dies vereinfacht den anderen Teilnehmern das Zuhören und Verstehen. Je bewusster und fokussierter jeder einzelne spricht, umso leichter wird es für die Zuhörer auch längeren Gesprächsfäden aufmerksam zu folgen.

Praxistipp: Die Teilnehmer vorab darauf hinweisen ihr Audio-Equipment vor dem Meeting zu testen und im Zweifel die Systemeinstellungen entsprechend anzupassen oder einen kurzen Check zu Beginn des Workshops einplanen, um eine möglichst gute und für alle angenehme Tonqualität sicherstellen zu können.

#5 Nachbereitung

Gute Vorbereitung ist der halbe Workshop, aber erst die richtige Nachbereitung ist die Basis dafür, dass die diskutierten Punkte und erarbeiteten Ergebnisse so effizient wie möglich geteilt und weiter genutzt werden können.

Gut vorbereitet ist halb dokumentiert

Um den Dokumentationsaufwand im Nachgang zu reduzieren, kann man direkt während eines remote Workshops einen geteilten Bildschirm für die Abstimmung und direkte Dokumentation der besprochenen Inhalte und vereinbarten To-Dos (inklusive Verantwortlichen und Fälligkeit) nutzen. Basis hierfür ist natürlich die entsprechende Vorbereitung, z.B. in Form von geeigneten Templates. Dies Bedarf zusätzlich genauer Abwägung zwischen kreativem Handlungsspielraum (Wo sollte ich den Denkprozess nicht durch vorab definierte Rahmenparameter einschränken?) und orientierungsgebenden Leitplanken (Was brauchen die Teilnehmer, um zum Ergebnis zu kommen?).

Praxistipp: Wenn es keiner zu formalen Dokumentation bedarf, also nur die Must-Knows für das Follow-up mitgenommen werden sollen oder die Teilnehmer noch nicht an die Collaborations-Tools gewöhnt sind, kann man die Takeaways auch direkt gemeinsam in einem Email-Entwurf (welcher per Screen-Sharing mit allen geteilt wird) sammeln und im Anschluss zusammen mit den gezeigten Unterlagen verschicken.

Warum das Rad neu erfinden?

Die meisten Conferencing Tools kommen inzwischen mit einem breiten Angebot an Features oder Add-ins, welche nicht nur die Durchführung, sondern auch eine komfortable Dokumentation und Nachvollziehbarkeit der besprochenen Inhalte ermöglichen sollen. Eine Option den Workshop in Gänze zu dokumentieren ist z.B. die Aufnahmefunktion zu nutzen und diesen komplett als Video abzuspeichern. Hierzu ist natürlich vorab bzw. zu Beginn des Workshops das Einverständnis der Teilnehmer einzuholen oder diese zumindest darauf hin zu weisen (die meisten Tools zeigen auch visuell an, dass eine Aufnahme läuft, z.B. durch ein entsprechendes Kamera-Icon). Wer nur die grundlegenden Punkte wie nächste Schritte aufnehmen möchte, kann aber auch die verfügbaren Protokollierungs-Features nutzen, wie z.B. die Besprechungsnotizen in Microsoft Teams oder die "Workshop Notes" in Miro.

Praxistipp: Um eine reibungslose Einbindung der Ergebnisse in den Arbeitsbacklog des Teams oder Projektes zu gewährleisten können nächste Schritte (To-Dos, Klärungspunkte, Follow-ups etc.) auch direkt im jeweils angebundenen bzw. genutzten Taskmanagement-Tool, z.B. als Aufgabe im Microsoft Planner, Ticket in Jira oder Karte im Slack-Board, angelegt werden.

Was man aber niemals vergessen sollte: Auch virtuelle Workshops dienen wie ihr Offline-Pendant dazu, dass sich die Teilnehmer persönlich austauschen können. Daher sollte neben allen Regeln auch immer noch ausreichend Raum für spontane Interaktion oder kreative Erweiterung der vorgesehenen Optionen möglich sein.

Ihre Tabitha Wruck